Що Таке Інвойс?

Що таке інвойс простими словами і навіщо він потрібен?

Зовнішньоекономічна діяльність, міжнародні вантажоперевезення вимагають певних знань і вміння вільно орієнтуватися у вузькоспеціалізованих видах документів, одними з яких є інвойс і проформа-інвойс. У комерційній практиці ці поняття використовуються рідко, проте для здійснення торговельних операцій з іншими країнами потрібно знати призначення, суть і правила оформлення даного виду документів.

Що таке інвойс?

Якщо пояснити суть слова простими словами – це рахунок (з англ. invoice), виставлений продавцем (постачальником, експортером) покупцю на оплату будь-яких товарів. Інвойс є обов'язковим документом для митних зборів та ПДВ, так як підтверджує вартість декларованого товару, зазначену в договорі. Крім цього призначення, комерційний інвойс може виступати в якості накладної до товару, а також служити посвідченням його походження. Інвойс, виставлений продавцем, свідчить про зобов'язання покупця оплатити товар згідно з умовами, зазначеними у договорі. (Це не стосується випадків поставок по передоплаті).

Комерційний інвойс – обов'язковий документ для проходження митниці: без нього товар, що перевозиться, не пройде розтаможення. Інвойс виписується експортером одночасно з відвантаженням товару і направляється покупцеві.

Головні особливості документа такі:

• оформляється продавцем і передається покупцеві;
• зазначаються докладні характеристики якості товару, походження, його кількість і інші особливості, умови поставки;
• обов'язково вноситься повна вартість партії товару і реквізити його власника.

У практиці інвойс не використовується: рахунок-фактура не є повним аналогом цього документа, так як застосовується тільки для розрахунку податків. В нас інвойс заповнюють тільки при міжнародних комерційних операціях. У внутрішній торгівлі близьким за змістом до інвойсом можна назвати рахунок на оплату, однак у ньому міститься менше інформації.

Види інвойсів

Інвойс – загальна назва рахунку, що пред'являється продавцем покупцеві. Найбільш поширені рахунки двох типів – комерційний інвойс (інвойс-фактура) та проформа-інвойс.

• Комерційний інвойс (інвойс-фактура) – вид товаросупровідного документа, за яким фактично відбувається оплата товару. Є обов'язковим для заповнення експортної декларації та митного очищення товару, який перепраляється через кордон.
• Інвойс-проформа – попередній рахунок на оплату, що виписується постачальником. Після затвердження суми оформляється остаточний рахунок – комерційний інвойс.

Що таке проформа-інвойс?

Проформа-інвойс (англ. proforma invoice) – документ, який містить попередні дані про товар, який постачається – наприклад, про його кількість або ціну, і є підставою для виписки остаточного рахунку – комерційного інвойсу. Проформа-інвойс зазвичай виписується, якщо товар поставляється за частковою передоплатою або безоплатно (гуманітарна допомога, для участі у виставках, акціях, аукціонах та ін) Проформа-інвойс може бути виписаний на відвантажений, але ще не реалізований товар, і навпаки.

Відмінність проформи-інвойсу від остаточного варіанту рахунку-фактури полягає в тому, що деякі дані в документі, не є остаточними і можуть бути змінені до остаточного узгодження поставки. Наприклад, це може стосуватися кількості товару або його різновидів моделей.

Після уточнення всіх даних на основі змісту залишається інвойс, який і є остаточним товаросупровідним документом.

Слід знати, що проформа-інвойс не містить вимоги щодо сплати зазначеної в ньому суми: виконуючи всі інші функції рахунку, він не може бути визнаний платіжним документом. На підставі рахунку-проформи гроші за товар отримати не можна.

Яка інформація заповнюється в інвойсі?

Продавець (постачальник) повинен заповнити інвойс, який повинен містити наступну інформацію:

• дату складання та номер інвойсу;
• реквізити (найменування, адреса) відправника (продавця);
• реквізити одержувача (покупця);
• відомості про контракт (номер і дата укладення);
• назва продукції, опис кожного виду (модель, артикул);
• кількість одиниць/ваги товару;
• ціну за одиницю вантажу;
• загальну вартість товару;
• код ТН ЗЕД вантажу;
• загальну вартість всієї партії відправленого товару – суму інвойсу;
• дані про країну-виробника, країні-експортері (якщо вона не є виробником);
• країни-одержувача;
• мета експорту товару;
• ПДВ (може не згадуватися, якщо податок нульовий);
• умови поставки відповідно до Інкотермс.

Увага! Опис товару, особливо дорогого або складного, має бути максимально детальним та повним!

Як правильно заповнювати інвойс

За час міжнародної комерційної діяльності склалися певні вимоги до оформлення цього виду документа, яким потрібно слідувати. Якщо є сумніви в коректності заповнення інвойсу, краще не покладатися на свої сили і звернутися до послуг спеціаліста у цьому питанні.

• Комерційний інвойс оформляється на стандартному аркуші А 4, але переважно – на спеціальному фірмовому бланку постачальника: це зручніше, так як лист вже містить всі необхідні реквізити продавця.
• Документ може заповнюватися як від руки, так і в друкованому варіанті.
• Завіряється інвойс тільки особистим підписом особи, відповідальної за відправлення товару.
• Незважаючи на позначку про необхідність друку, вона не обов'язкова: юридичні особи звільнені від необхідності використовувати у своїй діяльності печатки або штампи з 2016 року.
• Сума інвойсу зазвичай виражається у валюті, зазначеній в контракті. Інакше обов'язково зазначається, за яким курсом (вказати дату переказу) буде проведена конвертація.
• Документ заповнюється мовою, зрозумілою для обох сторін угоди, найчастіше – англійською. Зараз успішно використовується практика двомовного заповнення документа – на мовах постачальника та отримувача, розділеного на дві колонки.
• Якщо товар відправляється не з комерційною метою, обов'язково вказується причина його переміщення. Наприклад, «Товар не для комерції. Оплати не потрібно» або «Заміна браку. Вартість вказана тільки для митного оформлення» та ін.
• Якщо страховка і транспортування сплачується відправником, їх вартість вказується в інвойсі окремим рядком.
• Інвойс заповнюється в 6 примірниках: 1 оригінал та 5 копій, які зберігаються в кишені для авіатранспортних відправлень разом з накладною AWB. Одна з копій кладеться в відправлений вантаж.

Відповідність заповнення інвойсу вимогам строго перевіряється митними органами: некоректне заповнення може значно збільшити строки митного оформлення, в результаті зіпсувати відносини між замовником і постачальником.

Правила опису товарів

Опис кожної позиції товару повинен включати певний перелік інформації, від повноти якої залежить час проходження вантажем митного контролю і в результаті – дотримання термінів поставки посилки. У цій частині інвойсу потрібно вказати:

• найменування продукції;
• сферу застосування товару;
• серійні номери, тарифний номер (за їх наявності);
• матеріал виготовлення;
• кількість одиниць продукції;
• тип упаковки товару;
• вага;
• обсяг, площа, кількість місць, займані вантажем;
• одиниці виміру (кг, л, шт., та ін);
• ціна одиниці товару;
• загальна вартість вантажу.

Повний опис вантажу – головна вимога успішної його доставки до місця призначення. Він повинен відповідати на основні питання: що це за товар? з чого зроблений? для чого (як буде застосовуватися)? яка кількість?

Особливі вимоги до деяких товарів

До описів деяких груп товарів пред'являються особливі, додаткові вимоги. Крім загальної інформації, опису такої продукції повинні містити додаткові відомості.

Подарунки

• Опис поповнюється формулюванням Unsolicited gift;
• Характеристики та вартість всіх виробів.

Годинник

• Вказати вартість складових: корпусу, натуральних каменів (при їх наявності), гальванічних і рухомих елементів окремо.

Хімічні речовини

• Вказівка лише назви недостатньо: повний опис потрібно для можливості класифікації (наприклад, «порошок пральний, автомат»).
• Повинен бути запис наступного змісту: «Заявляю, що всі хім. речовини у відправленні не підлягають контролю, згідно нормамТЅСА».

Вироби з текстилю

• Склад тканини у відсотках: вовна – 50%, льон – 40% і т. д.
• Вид переплетення нитки: в'язаний, тканий виріб.
• Для кого призначається – чоловіче, жіноче, дитяче.
• Зразки повинні позначатися таким чином: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.

Біологічні зразки

• Походження: тварина, людське і ін.
• Причина відправлення (проведення експерименту, тестування).
• Спосіб, використовуваний для транспортування: заморожування, сухий лід та ін.
• Терміни зберігання зразка.
• До інвойса прикріплюється копія дозволу на експорт/імпорт і номер дозволу.

Перед відправкою вантажу слід ретельно перевірити, щоб усі дані були внесені в комерційний інвойс, а також наявність достатньої кількості копій документа. Недолік знань оформлення призводить до серйозних проблем з оплатою інвойсу.